Obowiązek informacyjny RODO – dla Członków GSK

Gdańskie Stowarzyszenie Kioskarzy Gdańsk, 25/05/2018
ul. Grunwaldzka 76/78
80-244 Gdańsk
Tel. 58 345-22-17 / 605-677-450
NIP: 584-10-24-378 / KRS: 0000135792

Obowiązek Informacyjny RODO

Szanowny Kontrahencie,

W dniu 25 maja 2018 r. wchodzą w życie nowe przepisy o ochronie danych osobowych. W związku z tym przedstawiamy informacje, z których dowiesz się, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz jakie przysługują Ci uprawnienia z tym związane.

Administrator Twoich danych osobowych:

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych, jest Gdańskie Stowarzyszenie Kioskarzy z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 76/78, 80-244 Gdańsk, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000135792, NIP: 584-10-24-378.

Forma i sposób kontaktu:

We wszelkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować telefonicznie pod numerami telefonów 605-677-450 oraz 58 345-22-17 lub pisząc do nas na adres e-mail gskgdansk@wp.pl.

Dane na temat Twojej osoby jakie posiadamy i przetwarzamy:

Przetwarzamy dane, które podałeś nam podczas podpisywania deklaracji członkowskiej i zawierania z nami umów o charakterze handlowym. Są to dane, które zostały wpisane do wyżej wymienionych dokumentów, takie jak dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe. Dane te mogłeś zaktualizować lub uzupełnić podczas kontaktów z nami w trakcie naszej współpracy. Przetwarzamy również dane dotyczące naszej współpracy powstałe w trakcie realizacji zawartych z Tobą umów. Jeżeli nie jesteś naszym Klientem, lecz osobą do kontaktu naszego Klienta, np. firmy czy instytucji, w której pracujesz, przetwarzamy tylko Twoje dane kontaktowe takie jak numer telefonu, adres e-mail, a także imię i nazwisko, jeżeli zostały nam podane.

Cel i podstawa przetwarzania Twoich danych osobowych:

Twoje danej osobowe przetwarzamy przede wszystkim dlatego, że jest to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy – w celu realizacji jej postanowień, oraz umożliwieniu sprawnego funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, jak negocjowanie w Twoim imieniu warunków zakupu towarów, reprezentowania Twoich interesów w relacjach z urzędami i instytucjami publicznymi. Twoje dane przetwarzamy ponadto w celu obsługi Twoich zgłoszeń, kontaktowania się z Tobą w celach związanych z funkcjonowaniem Stowarzyszenia, jak między innymi informowaniu o zebraniach, zmianach oraz weryfikacji Twojej tożsamości, gdy się z nami kontaktujesz. Przetwarzanie Twoich danych niezbędne jest również do wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych tj. dla celów podatkowych i rachunkowości. Twoje dane przetwarzamy także, ponieważ jest to niezbędne do realizacji wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów.

Dane na tej podstawie przetwarzamy dla potrzeb:

– prowadzenie wobec Ciebie marketingu naszych towarów i usług, w tym marketingu bezpośredniego polegającego na kontaktowaniu się z Tobą w celu zaprezentowania Ci naszych ofert i promocji, w tym – za Twoją zgodą, gdy jest ona wymagana prawem – e-mailem lub telefonicznie,
– organizacji konkursów oraz akcji promocyjnych, w których możesz wziąć udział,
– windykacji należności, dochodzenia wobec Ciebie naszych roszczeń, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, oceny i realizacji Twoich roszczeń wobec nas, a także obrony przed Twoimi roszczeniami, jeżeli są nieuzasadnione,
– dokonywania analiz współpracy z Tobą w celu jej usprawnienia, poprawy jakości naszych usług, oceny i poprawy funkcjonowania naszego Stowarzyszenia, proponowania Ci nowych warunków współpracy lub rozwiązania z Tobą umowy,
– prowadzenia analiz statystycznych,
– obsługi Twoich zgłoszeń w sprawach nie związanych wprost z realizacją zawartej z Tobą umowy,
– archiwizacji oraz zapewnienia rozliczenia (wykazania przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Obowiązek podania danych:

Podanie przez Ciebie danych osobowych uzupełniających umowę jest warunkiem jej zawarcia a w przypadku deklaracji członkowskiej warunkiem stania się Członkiem naszego Stowarzyszenia. Bez podania przez Ciebie Twoich danych osobowych nie będziemy mogli zawrzeń z Tobą umowy ani przyjąć Cię do grona naszych Członków. Postanowienia umowy obligują Cię do aktualizacji Twoich danych podanych w umowie w razie ich zmiany. Brak aktualizacji danych może spowodować, że nie będziemy mogli się z Tobą skontaktować w sprawach związanych z umową, czy kwestiami organizacyjnymi związanymi z działalnością naszego Stowarzyszenia. Może to utrudnić lub uniemożliwić realizację umowy oraz celów stowarzyszeniowych.

Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe:

Nie przekazujemy ani nie zamierzamy przekazywać Twoich danych osobowych żadnym podmiotom trzecim, za wyjątkiem:
– organów publicznych, takich jak policja lub prokuratura, jeżeli się do nas zwrócą o Twoje dane w ramach konkretnego postępowania na podstawie przepisów prawa,
– organów publicznych, na Twój wniosek (Członka Stowarzyszenia) w Twoim imieniu i na Twoją rzecz,
– podmiotów, które działają na nasze zlecenie i na naszą rzecz lub przetwarzają Twoje dane osobowe w naszym imieniu i na nasze potrzeby,
– podmiotów, z którymi są podpisane umowy w celu ich realizacji, takich jak na przykład przedsiębiorstwa wskazane w zawartej z Tobą przez nasze Stowarzyszenie umowie tzn. koncerny tytoniowe oraz przedsiębiorstwa współpracujące z nami odnośnie usług związanych ze sprzedażą między innymi elektronicznych jednostek doładowania oraz usług polegających na umożliwieniu Tobie przyjmowanie zapłaty za pomocą kart płatniczych z użyciem Terminali, czy usług reklamowych,
– nie będziemy przekazywać Twoich danych osobowych do „państw trzecich” w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Prawa przysługujące Ci w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych:

Zgodnie z przepisami masz prawo do żądania od nas dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych do innego administratora, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Z prawa do sprostowania danych możesz skorzystać, jeżeli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych w celu marketingu, związanych z obsługą zgłoszeń czy prowadzenia analiz. Możesz zażądać usunięcia Twoich danych, gdy Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały przez nas zebrane lub w inny sposób przetwarzane, zgłosić skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu obowiązującego prawa. W odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych, możesz skorzystać z tego uprawnienia, gdy: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe (w takim przypadku możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych); Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał/a, aby zostały usunięte; Twoje dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń; wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu. Skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych możesz wnieść do organu nadzorczego, którym obecnie jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Okres przechowywania Twoich danych osobowych:

Twoje dane osobowe będziemy przechowywać tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie możesz zgłaszać wobec nas i jakie my możemy zgłaszać wobec Ciebie w związku z realizacją zawartej z Tobą umowy tj. z reguły przez okres maksymalnie 10 lat od czasu zakończenia umowy. Podobnie sytuacja się prezentuje jeśli chodzi o kwestię członkostwa w Stowarzyszeniu. Dane przetwarzane w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązkach prawnych, a w szczególności podatkowych i rachunkowych, będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia tych obowiązków tj. np. dla celów podatkowych przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeżeli dane przetwarzamy w celu realizacji naszych potrzeb wynikających z naszego prawnie uzasadnionego interesu, w tym w celu marketingu towarów i usług, dane te będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji tych potrzeb lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji:

Twoje dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa.